Jak automatycznie zebrać od klienta dane do umowy?

Chciałbym opowiedzieć o tym, jak zautomatyzować zbieranie danych od klientów. Wyobraź sobie, że masz już klienta w CRM-ie lub Excelu, ale do umowy i faktury potrzebujesz dodatkowych informacji, takich jak adres czy NIP. Wysyłasz więc e-mail z prośbą o brakujące dane, a następnie ktoś ręcznie wprowadza je do systemu.

Brzmi znajomo? Niestety, w takim procesie łatwo o błędy, a literówki i brakujące pola prowadzą do kolejnych telefonów, e-maili z przypomnieniem, opóźnień i niepotrzebnego zamieszania.

Rozwiązanie? Formularz Jotform

Zdecydowałem się zbierać dane od klientów za pomocą interaktywnego formularza. Do tego celu wybrałem darmowy kreator formularzy Jotform. Zamiast wymieniać dziesiątki wiadomości e-mail, wystarczy wysłać klientowi link do formularza, w którym samodzielnie uzupełni wszystkie niezbędne informacje. Dzięki temu mam pewność, że dane są kompletne i poprawne.

Korzyści z użycia formularza

• Wszystkie informacje w jednym miejscu
  Klient widzi jeden formularz, w którym wpisuje wszystkie dane potrzebne do umowy i faktury. Jotform nie tylko zawiera wiele gotowych elementów, ale też sprawdza czy dane wprowadzane do formularza są poprawne (o tym za chwilę).

  

• Brak potrzeby ręcznego wprowadzania danych
  Dane mogą być automatycznie przesyłane do systemu, z którego korzystasz, jeśli użyjesz unikalnego identyfikatora klienta.

  🔧 W Jotform, w menu Widżety, możesz dodać Ukryte pole (ukrytyid). Ustawiasz nazwę ukrytego pola, które będzie częścią URL formularza. Kiedy klient prześle formularz, ukryte pole posłuży jako identyfikator. Dane klienta trafią dzięki temu do właściwego miejsca w CRM-ie lub arkuszu kalkulacyjnym.

  

  

• Automatyczna walidacja danych
  Dzięki walidacji danych, osoba, która wypełnia formularz, od razu widzi, czy format podanego numeru telefonu jest poprawny albo czy NIP składa się z właściwej liczby cyfr.

  

• Wybór tylko dostępnych opcji
  Możesz stworzyć z góry zdefiniowaną listę opcji dostępnych dla klienta. Lista wyboru zapobiega błędom i minimalizuje konieczność ręcznego poprawiania danych. Dzięki temu klient w zasadzie nie może podesłać błędnych danych.

  

• Dynamiczna kalkulacja ceny
  W formularzu zamówienia klient od razu widzi, ile zapłaci, w zależności od wybranych wcześniej opcji. Automatyczna kalkulacja ceny zwiększa przejrzystość oferty i ułatwia podjęcie decyzji o zakupie.

  🔧 W ustawieniach formularza Jotform wybierz Warunki, Add conditions oraz Zmień / Oblicz pole. Ustawiasz tu całą logikę kalkulacji. Możesz też zdecydować, czy osoba wypełniająca formularz będzie widzieć wartości kalkulacji czy też dane te będą ukryte i dostępne do wykorzystania w kolejnych krokach.

  

• Formularz dostosowany do klienta
  Jeśli klient wybierze opcję Prywatnie, system poprosi go o podanie numeru PESEL. W przypadku zamówienia Na firmę, formularz wyświetli pole na NIP, pomijając PESEL, który nie jest w tym przypadku potrzebny.

  

Co dalej?

Po przesłaniu formularza dane automatycznie trafiają do systemu. Nie ma potrzeby ręcznego ich wprowadzania ani dopytywania klienta o brakujące informacje. Na ich podstawie można od razu wygenerować umowę, fakturę czy potwierdzenie zamówienia. W efekcie: mniej błędów, niższe koszty i szybsza obsługa klienta.

Dlaczego warto?

Kreator formularzy to proste, ale skuteczne narzędzie, które pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu i zautomatyzować proces zbierania danych. To także sposób na lepszą obsługę klienta i ograniczenie liczby powtarzalnych, czasochłonnych zadań.

🚀 Widzisz w swojej firmie miejsce na podobne ułatwienia?